pengertian dan proses administrasi peserta didik

BAB I

PENDAHULUAN

   A.    Latar Belakang

Administrasi pendidikan merupakan suatu proes yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu organisasi guna mencapai tujuan dari organisasi tersebut. Dengan demikian administrasi merupakan suatu sistem yang terpaut dengan organisasi. Bahkan dapat dinyatakan pula bahwa administrasi adalah upaya mencapai tujuan secara efektif dan efisien dengan memanfaatkan orang-orang dalam suatu pola kerja sama.

Administras pendidikan terdapat beberapa bidang-bidang yang dikaji. Komponen sekolah yang menjadi objek fungsi administrasi itu sendiri. Ada juga yang menganggapnya sebagai substansi administrasi pendidikan bahkan ada yang menganggapnya sebagai komponen administrasi pendidikan. Menurut suryosubroto(2004:25) adapun bidang-bidang dalam administrasi pendidikan adalah administrasi kurikulum, administrasi kesiswaan, administrasi kepegawaian, administrasi perlengkapan dan administrasi keuangan.

Siswa adalah unsur yang sangat penting dalam kegiatan pendidikan dan pengajaran di sekolah.Lembaga pendidikan didirikan untuk kepentingan siswa.Oleh sebab itu perlu mendapat perhatian yang cukup dari pelaksanaan pendidikan agar tercapainya tujuan pendidikan nasional secara utuh.

Maka dari itu, sebagai calon pendidik nantinya, agar mampu dalam melakukanadministrasi bagi siswanya sehingga proses pembelajaran berjalan dengan baik maka perlu memahami tentang administrasi kesiswaan/peserta didik tersebut. Oleh karena itu,penulis mencoba membuat sebuah makalah yang membahas mengenati administrasi peserta didik.

  

   B.     Rumusan Masalah

1.      Apa pengertian administrasi peserta didik?

2.      Bagaimana proses administrasi peserta didik?

3.      Bagaimana bentuk instrumen administrasi peserta didik?

4.      Bagaimana peran guru dalam administrasi peserta didik?

   C.    Tujuan

1.      Untuk mengetahui pengetian adminitrasi peserta didik.

2.      Untuk mengetahui proses administrasi peserta didik.

3.      Untuk mengetahui instrumen administrasi peserta didik.

4.      Untuk mengetahui peran guru dalam administrasi peserta didik.

BAB II

PEMBAHASAN

   A.    Pengertian Administrasi Pendidikan

Administrasi merupakan suatu proses yang dilakukan oleh suatu personil (kelompok) dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi tersebut. Atau dengan kata lain administrasi adalah sebuah pekerjaan yang mempunyai administrator dimana administrator ini memegang peranan penting dalam memimpin suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi tersebut.

Peserta didik dalam KBBI (Nurhasanah, 2007:345) berarti orang (anak yang sedang berguru, belajar atau bersekolah).Dalam UU NO. 20 tahun 2003 sistem pendidikan nasional bahwa peserta didik adalahanggota masyarakat yang berusaha mengembangkan potensi diri melalui prosespembelajaran yang tersedia pada jalur, jenjang, dan jenis pendidikan tertentu ( Alwi, dkk, dalamIndonesian Journal of Early Childhood Education). AbuAhmadi berpendapat bahwa peserta didik adalah sosok manusia sebagai individuatau pribadi (manusia seutuhnya). Individu diartikan “orang yang tidak tergantungdari orang lain, dalam arti benar-benar seorang pribadi yang menentukan diri sendiridan tidak dipaksa dari luar, mempunyai sifat-sifat dan keinginan sendiri”

Selanjutnya mengenai pengertian dan konsep administrasi peserta didik, ada beberapa pendapat ahli tentang pengertian peserta didik dan administrasi peseta didik antara lain:

1.      Menurut Sutjipto, dkk (1991/1992:133), Administrasi peserta didik adalah proses pengurusan serta layanan dalam hal-hal yang berkaitan dengan murid di sekolah mulai dari perencanaan, penerimaan murid baru, pembinaan selama murid berada disekolah, sampai dengan murid menamatkan pendidikannya.

2.      Menurut Suharsimi, dkk(2008:57), Administrasi siswa sendiri dapat didefinisikan sebagai pencatatan siswa mulai dari proses penerimaan hingga siswa tersebut lulus dari sekolah yang disebabkan karena tamat atau sebab lain.

3.      Menurut Asnawir ( 2005 : 167 ), Administrasi kesiswaan merupakan bagian dari kegiataan administrasi yang dilaksanakan di sekolah, berupa usaha kerjasama yang dilakukan oleh para pendidik agar terlaksananya proses belajar mengajar yang relevan, efektif, efisien, guna tercapainya tujuan pendidikan yang diharapkan.

Dari berbagai pendapat di atas maka dapat disimpulkan bahwa administrasi peserta didik adalah suatu proses atau kegiatan yang dilakukan terhadap siswa mulai dari perencanaan penerimaan peserta didik sampai peserta didik menamatkan pendidikannya guna mencapai tujuan pendidikan secara efektif dan efisien.

Administrasi peserta didik dilaksanakan melalui upaya menciptakan suasana yang kondusif untuk terjadinya proses belajar yang efektif. Tugas kepala sekolah dan para guru adalah memberikan layanan dengan memperlihatkan apa yang dibutuhkan, dirasakan dan dicita-citakan murid dalam batas kewenangan, keinginan serta peraturan dan ketentuan sekolah yang berlaku.

Secara umum, tujuan administrasi peserta didik adalah mengatur kegiatan-kegiatanpeserta didikagar kegiatan-kegiatan tersebut menunjang proses belajar mengajar disekolah, lebih lanjut, proses belajar mengajar disekolah dapat berjalan lancar, tertib dan teratur sehingga dapat memberikan kontribusi  bagi pencapaian tujuan sekolah dan tujuan pendidikan secara keseluruhan.

   B.     Proses Administrasi Peserta Didik

Menurut Mulyasa (2006:90-99),Adapun proses administrasi peserta didik adalah:

1.      Kegiatan Awal Tahun Pelajaran

Kegiatan awal tahun pelajaran yang dilaksanakan setiap sekolah adalah melaksanakan penerimaan pesrta didik baru. Penerimaan pesrta didikadalah proses seleksi dan pencatatan pesrta didikyang memasuki sekolah tertentu setelah memenuhi persyaratan-persyaratan yang ditentukan oleh sekolah itu.Dalam kegiatan awal tahun pelajaran ada beberapa kegiatan yang dilakukan yaitu :

a)      Penetapan daya tampung sekolah

Penetapan daya tampung dimaksudkan untuk mengetahui banyakpesrta didik yang akan diterima sesuai dengan kemampuan sekolah. Penetapan daya tampung dilakukan dengan cara mempertimbangkan jumlah ruang kelas, meja dan kursi yang tersedia serta pesrta didikyang tinggal di kelas.

b)      Penetapan syarat calon pesrta didik

Sekolah biasanya menetapkan persyaratan yang harus dipenuhi oleh calon pesrta didiksebelum calon pesrta didikitu mendaftarkan diri di sekolah yang dimaksud. Persyaratan utama untuk memasuki sekolah adalah umur. Calon pesrta didikharus berumur enam tahun untuk dapat diterima di SD. Akan tetapi sekolah masih harus mendahulukan calon murid yang lebih dari enam tahun, jika itu masih ada. Sesuai dengan peraturan wajib belajar, semua anak yang telah memenuhi syarat umur, seharusnya dapat ditampung di sekolah dasar.

c)      Penetapan panitia penerimaanpesrta didik.

Sedangkan dalam penerimaan siswa baru, adapun kegiatan yang dilakukan adalah:

1)      Mengadakan publikasi,

2)      Mempersipkan formulir pendaftaran,

3)      Menerima atau melayani pendaftaran,

4)      Melaksanakan penyaringan,

5)      Pengumuman calon yang diterima, dan

6)      Membuat laporan pertanggung jawaban.

2.      Selama tahun pelajaran

Kegiatan lebih lanjut setelah pesrta didikditerima di sekolah adalah membina pesrta didiktersebut sehingga berkembang kemampuannya secara maksimal sesuai dengan tujuan sekolah. Pembinaan pesrta didikdilakukan agar pesrta didikmengenal lingkungan tempat belajar mereka, dan dapat menyesuaikan diri dengan tuntutan sekolah.Beberapa hal yang dapat dilakukan dalam ranka pembinaanpesrta didik adalah :

a)      Orientasi peserta didik baru

Kegiatan-kegiatan yang diberikan dalam masa orientasi adalah

1)      Perkenalan

Semua pesrta didikbaru diperkenalkan kepada sekolah, guru kelas, guru-guru dan staf sekolah lainnya serta kakak-kakak kelas mereka. Guru kelas perlu menciptakan situasi sehingga pesrta didikbaru saling mengenal satu dengan yang lainnya.

2)      Penjelasan tata tertib sekolah, penjelasan tata tertib sekola dilakukan pada awal pendidikan atau tahun ajaran. Hal ini penting untuk diperhatikan karena tatatertib sekolah adalah salah satu alat yang dapat digunakan untuk membentuk sikap dan disiplinpesrta didik. Yang terpenting dalam kegiatan ini adalah bagaimana tegaknya disiplin yang baik di sekolah dan siswa patuh akan tata tertib sekolah.

b)      Peraturan kehadiran pesrta didik

Rajin dan tidak pesrta didiknya dapat diketahui dengan melihat hasil pencatatan kehadiran mereka setiap hari. Kerajinanpesrta didik dapat digunakan untuk bahan pertimbangan penilaian dan atau kenaikan kelaspesrta didik. Oleh karena itu laporan kehadiran pesrta didikdi sekolah dasat mutlah diperlukan.

c)      Promosi dan mutasi peserta didik

Promosi atau kenaikan kelas adalah perpidahan pesrta didikdari suatu kelas ke kelas lainnya yang lebih tinggi setelah memenuhi persyaratan-persyaratan tertentu. Mutasi merupakan perpindahan pesrta didikdari satu sekolah ke sekolah lainnya karena alasan-alasa tertentu. Mutasi adalah hak setiap pesrta didikoleh karena itu sekolah harus dapat memberi kesempatan kepada pesrta didiknya yang akan menggunaka haknya. Mutasi harus dilakukan melalui prosedur tertentu dan dicatat oleh sekolah (sekolah asal dan sekolah tujuan).

d)     Pembinaan disiplin atau tata tertib sekolah

Tata tertib sekolah merupakan salah sau alat yang dapat digunakan oleh kepala sekolah untuk melatih pesrta didikagar dapat mempraktekkan disiplin di sekolah. Disiplin sekolah dapat diberi melalui ganjaran dan hukuman. Ganjaran adalah sesuatu yang bersifat menyenangkan yang diterima siswa karena berprestasi, berusaha dengan balk atau bertingkah laku yang dapat dijadikan contoh bagi yang lam. Sedangkan hukuman adalah sesuatu yang tidak menyenangkan yang harus diterima atau dikerjakan siswa karena mereka bertingkah laku yang tidak pada tempatnya (carolyn, 1984). Kalau ganjaran diberikan untuk membuat siswa melakukan hal yang positif, maka hukuman diberikan dengan maksud agar siswa jera atau tidak ingin berbuat lagi hal-hal yang negatif.Hukuman diberikan kepada siswa dalam batas-batas yang wajar, sehingga misi mendidik siswa tercapai.

e)      Ganjaran dan hukuman

Ganjaran adalah sesuatu yang bersifat menyenangkan yang diterima pesrta didikkarena berprestasi. Sedangkan hukuman adalah sesuatu yang tidak menyenangkan yang harus diterima atau dikerjakan pesrta didikkarena mereka bertingkah laku yang tidak pada tempatnya.

3.      Akhir tahun ajaran

Kegiatan yang menyangkut dengan pelaksanaan Ujian Nasional (UN) dan kenaikan kelas.

Berdasarkan pendapat di atas, maka dapat disimpulkan bahwa dalam administrasi peserta didik ada proses atau kegiatan yang dilakukan oleh administrator yaitu:

1.      Kegiatan awal tahun pelajaran yang meliputi perencanaan ( penetapan daya tampung, penetapan syarat – syarat peserta didik baru, pembentukan panitia / petugas penerimaan peserta  baru, dan penerimaan peserta didik baru,

2.      Selama tahun pelajaran yang meliputi kegiatan orientasi untuk peserta didik baru, peraturan kehadiran peserta didik, promosi dan mutasi peserta didik, pembinaan disiplin/tata tertib sekolah, pemberian ganjaran dan hukuman,

3.      Akhir tahun ajaran yang melaksanakan kegiatan yang menyangkut tentang pelaksanaan Ujian Nasional dan kenaikan kelas, serta pemberhentian peserta didik dari sekolah karena tamat.

   C.    Jenis-jenis Instrumen Administrasi Peserta Didik

Untuk mempermudah dan memperlancar jalannya administrasi kesiswaan maka perlu ditunjang oleh berbagai instrumen atau alat kelengkapan yang diperlukan. Instrumen yang dimaksud antara lain breupa buku-buku, format-format yang digunakan untuk merekam semua data dan informasi yang berkenaan dengan siswa. Adapun instrumen-instrumen yang dimaksud antara lain menurut Suryosubroto (2004:80 – 81 ):

1.      Buku Induk

Buku induk merupakan buku pokok, karena didalamnya memuat semua informasi yang dianggap lengkap mengenai keadaan siswa.Informasi tersebut dapat meliputi identitas pribadi siswa sampai pada informasi mengenai nilai-nilai hasil belajar yang diperoleh siswa selama belajar di sekolah yang bersangkutan.

2.      Buku Klaper

Buku ini berfungsi untuk membantu buku induk memuat data murid yang penting-penting.Pengisiannnya dapat diambil dari buku induk tetapi tidak selengkap buku induk itu.Daftar nilai juga tercatat.Kegunaan utama buku klaper adalah untuk memudahkan mencari data murid, apalagi belum diketahui nomor induknya. Hal ini mudah ditemukan dalam buku klaper karena nama murid disusun menurut abjad.

3.      Buku/Daftar Keadaan Siswa

Buku ini menggambarkan keadaan jumlah keseluruhan siswa di sekolah. Biasanya gambaran keadaan siswa di suatu sekolah akan terus teridentifikasi setiap bulannya.

4.      Daftar Hadir Siswa

Daftar hadir siswa ini dibuat untuk mengendalikan keaktifan siswa mengikuti kegiatan di sekolah.

5.      File Penyimpan Berkas Siswa

Berkas-berkas yang sifatnya terlepas-lepas perlu diarsipkan dengan baik oleh sekolah, misalnya foto copy STTB, akte kelahiran, surat keterangan pindah dan sebagainya. Semua berkas itu sebaiknya dibundelkan menurut kelompok masing-masing, sehingga berkas itu akan mudah ditemukan bila diperlukan.

Selain itu, Suharsimi (2008:62),Mangatakan bahwa catatan tentang data siswa di sekolah dibedakan atas dua yaitu :

1.      Catatan data siswa untuk sekolah, meliputi :

a)   Buku induk,

b)   Buku klaper

c)   Catatan tata tertib sekolah, yaitu kumpulan semua peraturan ( bersifat umum dan khusus, ada yang dari pemerintah ada yang dari produk sekolah itu sendiri ).

2.      Catatan siswa untuk masing – masing kelas, yaitu :

a)      Buku kelas yang merupakan cuplikan dari buku induk,

b)      Buku presensi kelas,

c)      Buku catatan BK,

d)     Buku catatan prestasi murid meliputi buku daftar nilai dan buku lagger,

e)      Buku raport, dan

f)       Buku mutasi.

Berdasarkan pendapat – pendapat di atas maka dapat disimpulkan bahwa instrumen dalam administrasi peserta didik adalah buku induk, buku klaper, buku daftar keadaan siswa, buku daftar hadir siswa, catatan tata tertib sekolah, buku catatan prestasi siswa, dan buku mutasi.

   D.    Peran Guru dalam Administrasi Peserta Didik

Menurut Sutjipto, dkk (1991/1992:56) adapun peranan guru dalam administrasi peserta didik adalah sebagai berikut.

1.      Sebagai panitia penerimaan murid baru.

2.      Berperan dalam memudahkan murid agar dapat beradaptasi cepat dengan lingkungan sekolah

3.      Mencatat setiap kehadiran murid secara kontinyu dan teliti

4.      Menciptakan suasana yang menimbulkan motivasi siswa untuk berprestasi tinggi

5.      Menciptakan disiplin sekolah atau kelas yang baik.

Menurut Sutisna ( 1991 : 46 ), peran guru dalam administrasi siswa adalah:

1.      Menyeleksi siswa baru.

2.      Menyelengarakan pembelajaran.

3.      Mengontrol kehadiran siswa.

4.      Melakukan uji kompetensi akademik / kejuruan.

5.      Melaksanakan bimbingan karier serta penelusuran lulusan.

Peranan guru dalam administrasi peserta didik adalah sebagai berikut :

1.      Guru dapat dilibatkan dalam penerimaan murid baru, dengan menunjuk mereka sebagai panitia penerimaan yang dapat melaksanakan tugas-tugas teknis mulai dari pencatatan penerimaan sampai dengan pelaporan pelaksanaan tugas.

2.      Peranan yang besar dalam masa orientasi dipegang oleh guru kelas satu, disamping kepala sekolah. Tugas guru adalah membuat murid dapat lebih cepat beradaptasi dengan lingkungan sekolah. Peranan guru dalam hal ini sangat penting, karena kekeliruan dalam orientasi dapat .

3.      Untuk pengaturan kehadiran murid di kelas, guru pun mempunyai andil yang besar.

4.      Guru harus mampu menciptakan suasana yang mendorong timbulnya motivasi murid untuk senantiasa berprestasi tinggi.

5.      Guru juga harus berperanan besar dalam menciptakan disiplin sekolah atau kelas yang baik, karena di sekolah merupakan masa pembentukan disiplin yang sangat menentukan untuk masa selanjutnya. Untuk membuat murid disiplin, guru diharapkan mampu menjadi contoh atau panutan bagi murid-muridnya.

Berdasarkan pendapat di atas, maka dapat disimpulkan bahwa peran guru dalam administrasi peserta didik adalah sebagai panitia penyeleksi penerimaan siswa baru, berperan dalam memudahkan siswa beradaptasi dengan lingkungan sekolah, mencatat dan mengontrol kehadiran siswa, melakukan uji kompetensi, menciptakan suasana yang menimbulkan motivasi siswa, menciptakan disiplin sekolah / kelas yang baik, dan melaksanakan bimbingan karir serta penelusuran lulusan.

BAB III

PENUTUP

   A.    Kesimpulan

Administrasi peserta didik adalah suatu proses atau kegiatan yang dilakukan terhadap siswa mulai dari perencanaan penerimaan peserta didik sampai peserta didik menamatkan pendidikannya guna mencapai tujuan pendidikan secara efektif dan efisien.

Dalam administrasi peserta didik ada proses atau kegiatan yang dilakukan oleh administrator yaitu

1.      Kegiatan awal tahun pelajaran yang meliputi perencanaan ( penetapan daya tampung, penetapan syarat – syarat peserta didik baru, pembentukan panitia / petugas penerimaan peserta  baru ) dan penerimaan peserta didik baru,

2.      Selama tahun pelajaran yang meliputi kegiatan orientasi untuk peserta didik baru, peraturan kehadiran peserta didik, promosi dan mutasi peserta didik, pembinaan disiplin / tata tertib sekolah, pemberian ganjaran dan hukuman,

3.      Akhir tahun ajaran yang melaksanakan kegiatan yang menyangkut tentang pelaksanaan Ujian Nasional dan kenaikan kelas, serta pemberhentian peserta didik dari sekolah karena tamat. Instrumen dalam administrasi peserta didik adalah buku induk, buku klaper, buku daftar keadaan siswa, buku daftar hadir siswa, catatan tata tertib sekolah, buku catatan prestasi siswa, dan buku mutasi.

Peran guru dalam administrasi peserta didik adalah sebagai panitia penyeleksi penerimaan siswa baru, berperan dalam memudahkan siswa beradaptasi dengan lingkungan sekolah, mencatat dan mengontrol kehadiran siswa, melakukan uji kompetensi, menciptakan suasana yang menimbulkan motivasi siswa, menciptakan disiplin sekolah / kelas yang baik, dan melaksanakan bimbingan karir serta penelusuran lulusan.

   B.     Saran

Dalam penulisan makalah ini diharapkan dapat bermanfaat bagi semua orang.Penulis juga menyadari bahwa makalah ini banyak sekali terdapat kesalahan dan jauh dari kesempurnaan.Maka dari itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun mengenai makalah ini, untuk perbaikan makalah selanjutnya.