Administrasi Sarana dan Prasarana

KATA PENGANTAR

Syukur Alhamdulillah, penulis ucapkan kehadirat Allah SWT, yang selalu melimpahkan rahmat dan karunia-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah ini yang berjudul “Konsep Dasar Administrasi Sarana dan Prasarana”. Penyusun makalah ini bertujuan untuk menyelesaikan tugas Administrasi dan Supervisi Pendidikan.

Pada kesempatan ini penulis menyampaikanterima kasih banyak kepada semua pihak yang telah membantu proses penyusunan makalah ini.

Penulis menyadari bahwa apapun hasil karya manusia tidak akan pernah bisa menandingi kesempurnaan Maha karya Allah SWT. Untuk itu penulis mengharapkan kritik dan saran dari pembaca demi kesempurnaan tulisan ini, sehingga bermanfaat bagi kita semua, khususnya penulis pribadi.

Padang, 1 Oktober 2019

                                                                                       Penulis

BAB I

PENDAHULUAN

  A.    Latar Belakang

Sekolah merupakan sebuah sistem yang memiliki tujuan. Berkaitan dengan upaya mewujudkan tujuan tersebut, seringkalian masalah dapat muncul. Masalah-masalah  itu dapat di kelompokan sesuai dengan tugas-tugas administratif yang menjadi tanggung jawab administrator sekolah, sehingga merupakan substansi tugas-tugas administratif kepala sekolah selaku administrator. Di antaranya adalah tugas yang di kelompokan menjadi substansi perlengkapan sekolah.

Administrasi sarana dan prasarana pendidikan merupakan hal yang sangat menunjang atas tercapainya suatu tujuan dari pendidikan, sebagai seorang personal pendidikan kita dituntut untuk menguasi dan memahami administrasi sarana dan prasarana, untuk meningkatkan daya kerja yang efektif dan efisien serta mampu menghargai etika kerja sesama personal pendidikan, sehingga akan tercipta keserasian, kenyamanan yang dapat menimbulkan kebanggaan dan rasa memiliki baik dari warga sekolah maupun warga masyarakat sekitarnya.

Oleh karena itu, dalam makalah ini akan membahas sekelumit pengadministrasian sarana dan prasarana pendidikan agar proses pendidikan dapat berjalan secara efektif dan efisien.

   B.     Rumusan Masalah

1.      Apakah yang dimaksud dengan administrasi sarana dan prasarana ?

2.      Apa proses administrasi sarana dan prasarana ?

3.      Apakah peran guru dalam administrasi sarana dan prasana ?

   C.    Tujuan

1.      Untuk mengetahui penjelasan tentang administrasi sarana dan prasarana.

2.      Untuk mengetahui penjelasan tentang apa saja proses administrasi sarana dan prasarana.

3.      Untuk mengetahui penjelasan tentang apa peran guru dalam administrasi saranadanprasaranapendidikan.

BAB II

PEMBAHASAN

A.    Konsep Dasar Administrasi Sarana dan Prasarana

Secara mendasar pengertian Sarana dan Prasarana dapat kita lihat pada Undang-Undang  No.20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional khususnya pada pasal 45.

1.      Setiap satuan pendidikan formal dan nonformal menyediakan sarana dan prasarana yang memenuhi keperluan pendidikan sesuai dengan pertumbuhan dan perkembangan potensi fisik, kecerdasan intelektual, sosial, emosional dan kejiwaan peserta didik.

2.      Ketentuan mengenai sarana dan prasarana pendidikan pada semua satuan pendidikan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) diatur lebih lanjut dengan Peraturan Pemerintah.

Administrasi sarana dan prasarana dilaksanakan dengan berlandasan pada :

1.      Undang-undang No.20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional :

a.       Pasal 35 ayat (1)

Standar nasional pendidikan terdiri atas standar isi, prose, kompetensi lulusan, ketenagaan pendidikan yang harus ditingkatkan secara berencana dan berlaka.

b.      Pasal 35 ayat (2)

c.       Standar nasional pendidikan digunakan sebagai acuan pengembangan kurikulum, tenaga kependidikan, sarana dan prasarana, pengelolaan dan pembiayaan.

2.      Peraturan Pemerintah No.19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan pasal 42 ayat (1) dan ayat (2) dan pasal 43 ayat (1) sampai dengan ayat (6).

3.      Keputusan Menteri Pendidikan Nasional No. 031/O/2002 tentang Tugas dan Tanggung Jawab Direktorat Pendidikan TK dan SD.

4.      Keputusan Menteri Pendidikan  dan Kebudayaan No. 010a/U/1998 tentang Penggunaan Buku Pelajaran.

5.      Keputusan Dirjen Pendidikan Dasar dan Menengah No. 262/C/Kep/R.1992 tentang Pembakuan Sarana Pendidikan bagi Sekolah di lingkungan pembinaan Direktoran Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah.

Ditinjau dari fungsi atau perannya terhadap pelaksanaan proses belajar mengajar, sarana pendidikan (saran materi) dibedakan menjadi 3 macam, yakni: alat pelajaran, alat peraga, dan media pengajaran.Menurut Suharsimi AK (1979) diterangkan bahwa yang termasuk prasarana pendidikan adalah bangunan sekolah dan alat perabotan sekolah.

Kadang-kadang pengertian tentang alat pelajaran, alat peraga dan media pendidikan masih sukar dibedakan orang. Alat pelajaran adalah alat yang digunakan secara langsung dalam proses belajar mengajar. Alat ini mungkin berwujud buku, alat peraga, alat tulis dan alat praktik.Media pendidikan dikatakan oleh Umar Suwito adalah sarana pendidikan yang digunakan sebagai perantara dalam proses belajar mengajar, untuk lebih mempertinggikan efektivitas dan efisiensi dalam mencapai tujuan pendidikan.

Sarana pendidikan diklasifikasikan menjadi tiga macam, yaitu :

1.      Ditinjau dari habis tidaknya dipakai dilihat dari habis tidaknya dipakai, sarana pendidikan ada dua yaitu: sarana pendidikan yang habis dipakai dan sarana pendidikan tahan lama.

a.       Sarana pendidikan yang habis dipakai adalah segala bahan atau alat yang apabila digunakan bisa habis dalam waktu yang relatif singkat. Seperi : Kapur, bahan kimia dan sebagainya.

b.      Sarana pendidikan yang tahan lama adalah keseluruhan bahan atau alat yang dapat digunakan secara terus menerus dan dalam waktu yang relatif lama. Seperti : Kursi, meja, papan tulis dan sebagainya.

2.      Ditinjau dari bergerak tidaknya pada saat digunakan terbagi dua yaitu : sarana pendidikan yang bergerak dan sarana pendidikan tidak bergerak.

a.       Sarana pendidikan yang bergerak adalah sarana pendidikan yang bisa digerakkan atau dipindah sesuai dengan kebutuhan pemakainya, contohnya: almari arsip sekolah, bangku sekolah, dan seterusnya.

b.      Sarana pendidikan tidak bergerak adalah semua sarana pendidikan yang tidak bisa atau relatif sangat sulit untuk dipindahkan, misalnya saluran dari Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM).

3.      Ditinjau dari hubungannya dengan proses belajar mengajar dapat dibedakan menjadi tiga macam yaitu : alat pelajaran, alat peraga, dan media pengajaran.Adapun Prasarana pendidikan di sekolah bisa diklasifikasikan menjadi dua macam, yaitu:

a.       Prasarana pendidikan yang secara langsung digunakan untuk proses belajar mengajar, seperti ruang teori, ruang perpustakaan, ruang praktek keterampilan, dan ruang laboratorium.

b.      Prasarana sekolah yang keberadaannya tidak digunakan untuk proses belajar mengajar, tetapi secara langsung sangat menunjang terjadinya proses belajar mengajar, misalnya ruang kantor, kantin sekolah, tanah dan jalan menuju sekolah, kamar kecil, ruang guru, ruang kepala sekolah, dan tempat parkir kendaraan.

B.     Proses Administrasi Sarana dan Prasarana

Secara kronolois operasional kegiatan administrasi sarana dan prasarana pendidikan meliputi:

1.      Perencanaan Pengadaan Barang

2.      Pengadaan Barang

3.      Inventarisasi

4.      Penyaluran

5.      Pemanfaatan dan Pemeliharaan

6.      Penghapusan dan Penyingkiran

7.      Pengendalian

Seluruh rangkaian kegiatan tersebut harus merupakan satu kesatuan yang harmonis/terpadu. Dalam sisitematika kerjanya harus dihindarkan timbulnya kesimpangsiuran dan tumpang tindih dalam wewenangan, tanggung jawab, dan pengawasan menghindari timbulnya pemborosan biaya, tenaga, dan waktu.

   1.      Perencanaan Pengadaan Barang

Suatu kegiatan administrasi/manajemen/pengelolaan yang baik dan tidak gegabah (sembrono) tentu diawali dengan suatu perencanaan yang matang dan baik dilaksanakan demi menghindari terjadinya kesalahan dan kegagalan yang tidak diinginkan.

a.       Freedman dan kawan-kawan (1952) mengatakan, bahwa perencanaan atau rencana adalah pengetrapan secara sistematik daripada pengetahuan yang tepat guna untuk mengontrol dan menentukan arah kecenderungan perubahan, menuju kepada tujuan yang telah ditetapkan. Dari definisi tersebut tersirat dua fungsi pokok dari perencanaan, yaitu:

b.      Suatu rencana/perencanaan dapat digunakan untuk mengontrol setiap langkah kegiatan pembelajaran.

c.       Bila terpaksa terjadi hambatan/kendala, maka demi tetap tercapainya tujuan yang telah ditetapkan, maka rencana/perencanaan dapat digunakan untuk memberi arah perubahan seperlunya.

Untuk mengadakan perencanaan kebutuhan alat pelajaran dapat dilakukan melalui tahap-tahap sebagai berikut.

a.       Mengadakan analisis terhadap materi pelajaran mana yang membutuhkan alat atau media dalam penyampaiannya.

b.      Apabila kebutuhan yang diajukan ternayata melampaui kemampuan daya beli atau daya pembuatan, harus diadakan seleksi menurut skala prioritas terhadap alat-alat yang mendesak pengadaannya.

c.       Mengadakan inventarisasi terhadap alat atau media yang telah ada.

d.      Mengadakan seleksi terhadap alat pelajaran atau media yang masih dapat dimanfaatkan.

e.       Mencari dana (bila belum ada).Menunjuk seseorang (bagian perbekalan) untuk melaksanakan pengadaan alat.

Dalam merencanakan pengadaan sarana dan prasarana pendidikan dengan membedakan atas barang bergerak dan barang tidak bergerak, adalah sebagai berikut:

a.      Perencanaan pengadaan barang-barang bergerak

1)      Barang-barang habis pakai.

2)      Barang-barang tak habis pakai.

b.      Perencanaan Pengadaan Barang-barang Tidak Bergerak

   2.      Pengadaan Barang

Pengadaan merupakan segala kegiatan untuk menyediakan semua keperluan barang/jasa/benda bagi keperluan pelaksanaan tugas. Sejalan dengan pembicaraan di depan maka pengadaan sarana dan prasarana pendidikan dilakukan sebagai berikut:

a.       Pengadaan tanah

Untuk pengadaan tanah dapat dilaksanakan dengan cara membeli, menerima hibah, menerima hak pakai atau tukar.

b.      Pengadaan bangunan

Untuk pengadaan bangunan ini dapat dilaksanakan dengan membangun/mendirikan bangunan baru, membeli, menyewa, menerima hibah atau menukar (pada prinsipnya sama dengan pengadaan tanah).

c.       Pengadaan perabot

Cara pengadaan perabot dapat dilaksanakan dengna membeli, membuat sendiri atau menerima bantuan/sumbangan.

d.      Pengadaan Kendaraan/Alat Transportasi

e.       Yang dimaksud dengan kendaraan adalah alat angkut orang atau barang untuk di darat, di air dan di udara. Khusus untuk sekolah hanya kendaraan darat dan air.

f.       Pengadaan Sarana Pendidikan, Alat-alat kantor dan Alat Tulis Kantor (ATK)

Sarana pendidikan (alat pelajaran, alat peraga, media dan alat praktikum) dan alat tulis kantor (kertas, tinta stensil, map, dan sebagainya) dapat diadakan sesuai ketentuan yang berlaku, yaitu untuk jumlah besar tertentu melalui lelang dengan tender rekanan.

    3.      Inventaris

Inventarisasi berasal dari kata “inventaris” yang berarti daftar barang-barang, bahan, dan sebagainya. Jadi inventarisasi merupakan kegiatan untuk mencatat dan menyusun daftar barang-barang/bahan yang ada secara teratur menurut ketentuan yang berlaku.

Inventarisasi ini dilakukan dalam rangka usaha penyempurnaan pengurusan dan pengawasan yang efektif terhadap barang-barang milik negara (atau swasta). Inventarisasi juga memberikan masukan (input) yang sangat berharga/berguna bagi efektivitas pengelolaan sarana dan prasarana, seperti perencanaan, analisis kebutuhan, pengadaan, penyimpanan, penyaluran, pemeliharaan, rehabilitas dan penghapusan.

Secara khusus, inventarisasi dilakukan dengan tujuan-tujuan sebagai berikut.

a.       Untuk menjaga dan menciptakan tertib administrasi sarana dan prasarana yang dimiliki suatu sekolah.

b.      Untuk menghemat keuangan sekolah, baik dalam pengadaan maupun untuk pemeliharaan dan penghapusan sarana dan prasarana sekolah.

c.       Sebagai bahan atau pedoman untuk menghitung kekayaan suatu sekolah dalam bentuk materiil yang dapat dinilai dengan uang.

d.      Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian sarana dan prasarana yang dimiliki oleh suatu sekolah.

   4.      Penyaluran

Penyaluran merupakan kegiatan yang menyangkut pemindahan barang dan tanggung jawab dari instansi/pemegang yang satu kepada instasi/pemegang yang lain. Dalam lingkungan yang sempit seperti di lingkungan sekolah/fakultas, maka kegiatan penyaluran ini dapat berwujud pendistribusian atau kegiatan membagi/mengeluarkan barang sesuai kebutuhan guru/dosen/seksi bagian dalam instasi/sekolah/fakultas tersebut untuk keperluan kegiatan belajar-mengajar serta perkantoran.

   5.      Pemanfaatan dan pemeliharaan

Agar setiap barang yang kita miliki senantiasa dapat berfungsi dan digunakan dengan lancar tanpa banyak menimbulkan gangguan/hambatan, maka barang-barang tersebut perlu dirawat secara baik dan kontinu untuk menghindarkan adanya unsur-unsur pengganggu/perusaknya.

Kegiatan pemeliharaan dapat dilakukan menurut ukuran waktu dan menurut ukuran keadaan barang. Pemeliharaan menurut ukuran waktu dapat dilakukan setiap hari.

Tujuan dalam pemeliharaan sarana dan prasaran poendidikan ini adalah sebagai berikut:

a.       Untuk mengoptimalkan usia pakai peralatan.

b.      Untuk menjamin kesiapan operasional peralatan untuk mendukung kelancaran pekerjaan sehingga diperoleh hasil yang optimal.

c.       Untuk menjamin ketersediaan peralatan yang diperlukan melalui pengecekan secara rutin dan teratur.

d.      Untuk menjamin keselamatan orang atau siswa yang menggunakan alat tersebut.

  6.      Penghapusan

Proses kegiatan yang bertujuan menghilangkan/mengeluarkan barang-barang milik negara dari daftar inventaris negara berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku disebut penghapusan.

Penghapusan sebagai salah satu fungsi administrasi sarana pendidikan, mempunyai arti:

a.       Mencegah atau sekurang-kurangnya membatasi kerugian/pemborosan biaya untuk keperluan pemeliharaan/perbaikan/pengamanan barang-barang yang semakin buruk kondisinya, barang-barang yang berkelebihan dan/atau tidak dapat dipergunakan lagi.

b.      Meringankan beban kerja dan tanggung jawab pelaksanaan inventaris.

c.       Membebaskan satuan organisasi dari pengurusan dan pertanggung jawaban barang yang tidak produktif lagi.

d.      Membebaskan ruangan atau pekarangan kantor dari penumpukan barang-barang yang tidak dipergunakan lagi, sehingga seluruh kantor pada umumnya kelihatan bersih dan rapi serta sehat.

e.       Pelaksanaan Penghapusan

Pelaksanaan penghapusan di tiap instansi dari pusat sampai daerah pada tiap permulaan tahun anggaran dilakukan oleh “Panitia Penelitian/Penghapusan Barang Inventaris” dengan Keputusan Unit Utama masing-masing yang terdiri sekurang-kurangna tiga orang yang masing-masing mewakili unsur keuangan, perlengkapan dan bidang teknis. Panitia tersebut bertugas untuk meneliti, menilai barang-barang yang ada dan perlu dihapuskan, membuat berita acara, melaksanakan penghapusan sampai melelang atau memusnahkan barang-barang tersebut.

1)      Syarat-syarat Penghapusan

Barang-barang inventaris yang dapat dipertimbangkan untuk dihapus memenuhi salah satu syarat di bawah ini :

a)      Dalam keadaan rusak berat sehingga tidak dapat diperbaiki atau dipergunakan lagi.

b)      Perbaikan terhadap barang tersebut akan menelan biaya yang besar sekali, sehingga akan merupakan pemborosan uang negara.

c)      Secara teknis dan ekonomis kegunaannya tidak seimbang lagi dengan besarnya biaya pemeliharaan.

d)     Tidak mutakhir lagi, sehingga tidak sesuai lagi dengan kebutuhan masa kini.

e)      Hilang akibat susut diluar kekuasaan pengurus barang, misalnya barang kimia.

f)       Musnah akibat bencana alam, seperti gempa bumi, banjir dan sebagainya.

g)      Merupkan kelebihan persediaan, sehingga bila makin lama disimpan akan makin merugi karena rusak.

h)      Hilang akibat pencurian/perampokan, diselewengkan dan sebagainya.

i)        Hewan/ternak dan tanaman yang mati/cacat.

Catatan : Prinsip yang perlu diperhatikan ialah bahwa penghapusan barang tak boleh menghambat kelancaran tugas sehari-hari, perlu dipikirkan penggantinya.

2)      Jenis-jenis Penghapusan

Dalam pelaksanaan penghapusan dikenal 2 jenis cara penghapusan, yaitu:

a)      Menghapus dengan menjual barang-barang melalui Kantor Lelang Negara.

b)      Pemusnahan

Terhadap barang-barang yang diusulkan untuk dihapus sesuai surat keputusan untuk/harus dimusnahkan.

3)      Landasan Hukum

Dalam penghapusan barang-barang inventaris harus berlandaskan hukum, berwujud Keputusan Presiden.

   7.      Pengawasan

Seluruh kegiatan Administrasi Sarana dan Prasarana Pendidikan tidak bisa berjalan sendiri tanpa dikendalikan dan diawasi, artinya setiap kegitan masing-masing akan dimonitoring setiap saat oleh pimpinan organisasi serta diperhatikan kerja samanya satu sama lain.

Pengawasan bukan merupakan suau pengaturan yang kaku dan akan membatasi ruang gerak masing-masing fungsi pengelolaan, tetapi merupakan koordinasi serta akselerasi bagi seluruh fungsi pengelolaan administrasi, sehingga pemborosan waktu, tenaga dan biaya dapat dihindarkan.

C.    Peran Guru dalam Administrasi Sarana dan Prasarana

Kebijakan pemerintah tentang pengelolaan sarana dan prasarana sekolah tertuang di dalam UU No. 20 tahun 2003 tentang Sisdiknas pasal 45 ayat (1) yaitu ”setiap satuan pendidikan formal dan nonformal menyediakan sarana dan prasarana yang memenuhi keperluan pendidikan sesuai dengan pertumbuhan dan perkembangan potensi fisik, kecerdasan intelektual, sosial, emosional dan kejiwaan peserta didik.

Adapun peran guru dalam administrasi sarana prasarana sekolah:

1.      Terlibat dalam perencanan pengadaan alat bantu pengajaran

2.      Terlibat dalam pemanfaatan dan pemeliharaan alat bantu pengajaran yangdigunakan guru.

3.      Pengawasan dalam penggunaan alat praktek oleh siswa.

BAB III

PENUTUP

A.    Kesimpulan

Dari uraian makalah tersebut di atas maka dapat disimpulkan bahwa pengadministrasian sarana dan prasarana pendidikan dalam suatu sekolah mutlak diperlukan. Karena dengan manajemen yang efektif dan efisien diharapkan dapat meningkatkan efektivitas kerja personel sekolah.

DengandemikianAdministrasisaranadanprasaranapendidikanadalahsebuahkomponen yang secaralangsungmaupuntidaklangsungmenunjangjalannya proses pendidikanuntukmencapaitujuandalampendidikanitusendiri.

Aktivitas administrasi dalam bidang sarana dan prasarana pendidikan meliputi perencanaan, pengadaan, inventarisasi, penyaluran, pemanfaatan dan pemeliharaan, penghapusan, dan pengawasan sarana dan prasarana pendidikan.

Adapun peran guru dalam administrasi sarana prasarana sekolah : terlibat dalam perencanan pengadaan alat bantu pengajaran, terlibat dalam pemanfaatan dan pemeliharaan alat bantu pengajaran yang digunakan guru., pengawasan dalam penggunaan alat praktek oleh siswa