Administrasi Keuangan

I.  Pendahuluan

1.1. Latar Belakang

Dalam penyeleggaraan pendidikan, keuangan dan pembiayaan merupakan potensi yang sangat menentukan dan merupakan bagian yang tak terpisahkan dalam kajian administrasi dan manajemen pendidikan. Komponen pembiayaan dan keuangan pada tingat satuan pendidikan merupakn komponen produksi yang menentukan proses terlaksananya kegiatan-kegiatan proses belajar-mengajar di sekolah bersama komponen-komponen lain. Dengan kata lain, setiap kegiatan yang dilakukan sekolah memerlukan biaya, baik disadari maupun tidak.

Komponen keuangan dan pembiayaan ini perlu dikelola sebaik-baiknya agar dana yang ada dapat dimanfaatan secara optimal untuk menunjang tercapainya tujuan pendidikan. Hal ini penting, terutama dalam rangka implementasi Manajemen Berbasis Sekolah, yang memberikan kewenangan sekolah untuk mencari dan memanfaatkan berbagai sumber dana sesuai dengan keperluan sekolah. Disebabkan pada umumnya dunia pendidikan selalu dihadapkan pada masalah keterbatasan dana. Apalagi dalam berbagai kondisi pereokonomian dunia yang sedag dilanda krisis.[1]

Berdasarkan pemikiran di atas, pengelolaan keuangan pendidikan lebih difokuskan dalam proses merencanakan alokasi secara teliti dan penuh perhitungan serta mengawasi pelaksanaan dana, bak biaya operasional maupun biaya kapital, disertai bukti-bukti secara administratif dan fisik (material) sesuai dengan dana yang dikeluarkan.

Oleh karena itu, dalam makalah ini akan dipaparkan beberapa penjelasan mengenai administrasi keuangan.

1.2. Rumusan Masalah

1.    Pengertian administrasi keuangan

2.    Proses Administrasi Keuangan

3.    Pemeriksaan dan Pelaporan

4.   Peran Guru dalam Administrasi Keuangan Sekolah

1.3. Tujuan

1.      Untuk mengetahui pengertian administrasi keuangan.

2.      Untuk mengetahui proses administrasi keuangan.

3.      Untuk mengetahui pemeriksaan dan pelaporan dalam administrasi keuangan

4.      Untuk mengetahui peran guru dalam administrasi keuangan sekolah

II. PEMBAHASAN

2.1.  Pengertian Administrasi Keuangan

Keuangan adalah semua hak yaitu hak milik organisasi, lembaga atau instansi yang dapat dinilai dengan uang, termasuk didalamnya adalah segala sesuatu yang berupa uang atau barang yang dapat dinilai dengan uang dan dapat dijadikan milik organisasi yang karena hak atau kewajiban menjadi milik organisasi. Sedangkan uang  adalah alat pembayaran Negara.

Menurut Ubben, Hughes & Norris (dalam Nurhizrah Gistituati, 2012: 150) kegiatan menajemen keuangan sekolah cukup variatif, mulai dari yang sangat sederhana, yaitu perencanaan keuangan yang sangat sederhana, sampai pada pengelolaan keungangan yang sangat kompleks, akibat dari perencanaan kegiatan yang kompleks.

Menurut Keith & Gurling, Swanson & King, dan Ubben, Hughes & Noris (dalam Nurhizrah Gistituati, 2012: 150) berhubungan dengan masalah bagaimana memperoleh dan menetapkan sumber-sumber pendanaan, memanfaatkan dana, mengendalikan dan mempertanggungajawabkan, serta melaporkannya.

Dalam menajeman keuangan sekolah terdapat rangkaian kegiatan yang dimulai dengan perencanaan, yaitu merencanakan program kegiatan dan memperkirakan, serta menetapkan anggaran pendapatan keuangan sekolah, penggunaan anggaran sokolah sesuai dengan perencanaan sekolah, pengawasan atau pengendalian penggunaan keuangan sekolah, dan pertanggungjawaban penggunaan, serta pelaporannya. Sebagaimana yang dikemukakan oleh Depdiknas (2002), menajemen keuangan adalah tindakan pengurusan atau ketatausahaan keuangan yang meliputi perencanaan, pelaksanaan dan pencatatan, pertanggungjawaban dan pelaporan keuangan. Dengan demikian, menajemen keuangan sekolah merupakan rangkaian aktivitas mengatur keuangan sekolah mulai dari perencanaan, pembukuan, pembelajaran, pengawasan, pertanggungjawaban dan pelaporan keuangan sekolah.

1.      Tujuan Menajemen Keungan Sekolah

a.       Meningkatkan efektifitas dan efisiensi penggunaan keuangan sekolah.

b.      Meningkatkan akuntabilitas dan transparansi keuangan sekolah.

c.       Meminimalkan penyalahgunaan anggaran sekolah.

Agar tujuan tersebut tercapai, maka di dalam menajemen keuangan sekolah diperlukan keterampilan kepala sekolah untuk mendapatkan sumber dana yang memadai, mengalokasikan dana secara tepat, memanfaatkan dan mempertanggungjawabkan keuangan secara benar sesuai dengan ketentuan atau peraturan perundangan yang berlaku, dan menempatkan bendahara yang mengusai masalah pembukuan dan ketentuan penggunaan keuangan berdasarkan peraturan yang berlaku.

2.      Prinsip-prinsip keuangan sekolah

a.       Prinsp transparan

Mengandung makna bahwa dalam pengelolaan keuangan sekolah harus ada keterbukaan, dalam artian memberikan informasi yang jelas kepada pihak-pihak yang berkepentingan tantang dari mana sumber data diperoleh, berapa jumlahnya, untuk apa dana itu digunakan dan bagaimana rincian penggunaannya, serta pertanggungjawabannya. Dengan system menajemen keuangan yang transparan sekolah akan mendapatkan kepercayaan tinggi dari para penyandang dana, seperti orang tua murid, masyarakat, dan permerintah. Kepercayaan ini pentinga untuk mendapatkan dukungan dana bagi pelaksanaan program kegiatan sekolah selanjutnya.

b.      Prinsip efisiensi

Penggunaan sumber daya keuangan yang ada harus betul-betul tapat guna, yaitu sesuai antara yang dikeluarkan dengan yang dihasilkan. Dengan kata lain penggunaan sumber daya keuangan sekolah harus bujak dan hemat. Efisiensi biasanya diukur dengan membandingkan antara masukan atau yang digunakan dengan yang dikeluarkan atau yang dihasilkan. Menajemen keuangan dikatan efisien juka besarnya uang yang digunakan, paling tidak sebanding dengan hasil yang dicapai.

c.       Prinsip Akuntabilitas

Setiap sumber daya keuangan sekolah yang digunakan harus di pertanggungjawabkan baik secara administratif maupun secara normative. Pertanggungjawaban administrasi disini maksudnya adalah penggunaan keuangan sekolah jelas pembukuannya, ada bukti-bukti penggunaannya, serta hasilnya. Sedangkan , pertanggungjawaban normatif mengandung makna bahwa hasil yang diperoleh betul-betul sesuai dengan biaya yang telah dikeluarkan

2.2.  Proses Administrasi Keuangan (Penyusunan RPS, RKAS, dan Pertanggung Jawaban)

1.      Penyusunan RPS

Rencana Pengembangan Sekolah (RPS) merupakan salah satu wujud dari salah satu fungsi manajemen sekolah yang amat penting, yang harus dimiliki sekolah untuk dijadikan sebagai panduan dalam menyelenggarakan pendidikan di sekolah, baik untuk jangka panjang (20 tahun), menengah (5 tahun) maupun pendek (satu tahun).

Rencana Pengembangan Sekolah (RPS) memiliki fungsi amat penting guna memberi arah dan bimbingan bagi para pelaku sekolah dalam rangka pencapaian tujuan sekolah yang lebih baik (peningkatan, pengembangan) dengan resiko yang kecil dan untuk mengurangi ketidakpastian masa depan. Standar Nasional Pendidikan (standar kelulusan, kurikulum, proses, pendidikan dan tenaga kependidikan, sarana dan prasarana, pembiayaan, pengelolaan, dan penilaian pendidikan) merupakan substansi penting dalam sistem pengelolaan sekolah yang harus direncanakan sebaik-baiknya dan diakomodir dalam penyusunan Rencana Pengembangan Sekolah.

Atas dasar itu, Depdiknas telah menyiapkan sebuah panduan teknis bagi sekolah dalam penyusunan Rencana Pengembangan Sekolah,  yang disampaikan oleh Prof. Slamet PH. MA, MEd, MA, MLHR, Ph.D,  yang mengupas tentang:

a.       Pentingnya Rencana Pengembangan Sekolah (RPS). RPS penting dimiliki untuk memberi arah dan bimbingan para pelaku sekolah dalam rangka menuju perubahan atau tujuan sekolah yang lebih baik (peningkatan, pengembangan) dengan resiko yang kecil dan untuk mengurangi ketidakpastian masa depan.

b.      Arti Perencanaan Sekolah/RPS.Perencanaan sekolah adalah suatu proses untuk menentukan tindakan masa depan sekolah yang tepat, melalui urutan pilihan, dengan memperhitungkan sumberdaya yang tersedia.RPS adalah dokumen tentang gambaran kegiatan sekolah di masa depan dalam rangka untuk mencapai perubahan/tujuan sekolah yang telah ditetapkan.

c.       Tujuan Rencana Pengembangan Sekolah (RPS). RPS disusun dengan tujuan untuk: (1) menjamin agar perubahan/tujuan sekolah yang telah ditetapkan dapat dicapai dengan tingkat kepastian yang tinggi dan resiko yang kecil; (2) mendukung koordinasi antar pelaku sekolah; (3) menjamin terciptanya integrasi, sinkronisasi, dan sinergi baik antar pelaku sekolah, antarsekolah dan dinas pendidikan kabupaten/kota, dan antarwaktu

d.      Sistem Perencanaan Sekolah (SPS). Sistem Perencanaan Sekolah adalah satu kesatuan tata cara perencanaan sekolah untuk meng-hasilkan rencana-rencana sekolah (RPS) dalam jangka panjang, jangka menengah, dan tahunan yang dilaksanakan oleh unsur penyelenggara sekolah dan masyarakat (diwakili oleh komite sekolah).

e.    Tahap-tahap Penyusunan Rencana Pengembangan Sekolah (RPS), mencakup:

a)   Melakukan analisis lingkungan strategis sekolah;

b)   Melakukan analisis situasi untuk mengetahui status situasi pendidikan sekolah saat ini (IPS);

c)   Memformulasikan pendidikan yang diharapkan di masa mendatang;

d)  Mencari kesenjangan antara butir 2 & 3;

e)   Menyusun rencana strategis;

f)    Menyusun rencana tahunan;

g)   Melaksanakan rencana tahunan; dan

h)   Memonitor dan mengevaluasi.

2.      Penyusunan RKAS

Tujuan penyusunan RKAS

a.       Memberikan arah yang jelas terhadap program sekolah

b.      Merencanakan kegiatan-kegiatan sekolah di masa yang akan datang

c.       Menjamin tercapainya integrasi, sinkronisasi, dan sinergi pendanaan pada kegiatan-kegiatan sekolah.

d.      Menjamin keterkaitan dan konsistensi antara perencanaan penganggaran, pelaksanaan dan pengawasan.

e.       Mengoptimalakan partisipasi warga sekolah dan masyarakat dan hal dukungan dan pengawasan.

f.       Mengoptimalkan partisipasi warga sekolah dan masyarakat beserta hal dukungan financial.

g.      Menjamin tercapainya penggunaan sumber dana secara efisien, efektif, berkeadilan, dan berkesinambungan.

Beberapa ketentuan perlu diperhatikan dalam penyusunan RKAS. Ketentuan yang paling mendasar isinya tidak boleh menyimpang dari RKAS. Ketentuan lainnya dalam penyusunan RKAS yaitu:

a.       Menggunakan strategi analisis SWOT

b.       Analisis SWOT dilakukan setiap tahun

c.       RKAS merupakan penjabaran dari RKS

d.      Program yang direncanakan bersifat lebih operasional

e.       Ada benang merah antara tujuan empat tahunan dan sasaran (tujuan situasional) satu tahunan

f.       Rencana dan program sekolah harus memperhatikan hasil analisis SWOT.

Ada beberapa langkah-langkah penyusunan RKAS dalam adninistrasi keuangan  adalah sebagai berikut:

a         Melakukan analisis lingkungan operasional sekolah

b        Melakukan analisis pendidikan sekolah saat ini

c         Melakukan analisis pendidikan sekolah satu tahun ke depan (yang diharapkan)

d        Menentukan kesenjangan antara situasi sekolah saat ini dan yang diharapkan satu tahun kedepan.

e         Merumuskan tujuan sekolah selama satu tahun ke depan (disebut juga dengan sasaran atau tujuan situasional satu tahun).

f         Mengidentifikasi fungsi-fungsi atau urusan-urusan sekolah untuk dikaji tingkat kesiapannya

g        Melakukan analisis SWOT

h        Merumuskan dan mengidentifikasi Alternatif Langkah-langkah Pemecahan Persoalan

i          Menyusun Rencana Program

j          Menentukan tonggak-tonggak kunci keberhasilan/output apa dan kapan dicapai (milestone)

k        Menyusun rencana biaya (besar dana, alokasi, sumber dana)

l          Menyusun rencana pelaksanaan program

m      Menyusun rencana pemantauan dan evaluasi

n        Membuat jadwal pelaksanaan program

o          Menentukan penanggungjawab program/kegiatan

3.      Pertanggungjawaban Keuangan Sekolah

Tanggung jawab yang paling penting dari menajer sekolah terhadap pemerintah, dan juga terhadap komite sekolah, masyarakat, serta guru-guru adalah laporan mengenai kondisi keungan sekolah (Rebore & Rebore dalam Narhizrah,2013:185). Penerimaan dan pengeluaran keuangan sekolah harus dilaporkan dan dipertanggungjawabkan secara rutin oleh manajer sekolah sesuai dengan peraturan yang berlaku. Pelaporan dan pertanggungjawaban anggaran yang berasal dari orang tua peserta didik dan masyarakat dilakukan secara rinci dan transparan sesuai dengan sumber dana. Pelaporan dan pertanggungjawaban anggaran yang berasal dari usaha mandiri sekolah dilakukan lainnya. Laporan pertanggungjawaban keungan ini penting, agar pemerintah atau masyarakat pemberi dana tahu untuk apa saja uang yang telah diberikan ke sekolah dimanfaatkan, apakah kegiatan yang didukung oleh dana tersebut terlaksana atau terimplementasikan sebagaimana yang direncanakan, serta bagaimana hasil kegiatan yang didukung oleh dana tersebut, dan bagaimana dampaknya terhadap pelaksanaan tugas utama sekolah, yaitu pembelajaran peserta didik.

Pertanggung jawaban anggaran rutin, pembangunan, dan PNBP dilakkukan dengan memperhatikan ketentuan sebagai berikut:

a.       Selambat-lambatnya tanggal 10 setiap bulan bendaharawan mengirimkan surat pertanggungjawaban (SPJ) kepada wali kota/ bupati melalui bagian keuangan secretariat daerah.

b.      Apabila tanggal 10 bulan berikutnya SPJ belum diterima oleh bagian keuangan secretariat daerah, maka tanggal 11 dikirimkan surat peringatan I.

c.       Apabila sampai dengan tanggal 20 bulang berkikutnya SPJ juga belum dikirimkan pada bagian keuangan secretariat daerah, maka dibuatkan surat peringatan II.

d.      Kelengkapan lampiran SPJ:

-          Surat pengantar

-          Sobekan BKU lembar 2 dan 3

-          Daftar penerimaan dan pengeluaran per pasal/komponen

-          Daftar penerimaan dan pengeluaran UUDP.

-          Laporan keadaan Kas rutin/ pembangunan (LKKR/LKKP) table I dan II.

-          Register penutupan kas setiap 3 bulan sekali

-          Forokopi SPMU beban tetap dan beban sementara

-          Fotokopi rekening Koran dari bank yang ditunjuk

-          Daftar perincian penerimaan dan pengeluaran pajak

-          Bukti setor PPN/PPH 21, 22, 23 (forocopi SSP)

-          Daftar realisasi penerimaan dan pengeluaran pajak

-          Bukti pengeluaran/ kuitansi asli dan lembar II beserta dengan bukti pendukung lainnya, disusun per digit/ komponen.

e.       Bukti pendukuang / lampiran SPJ:

-          Biaya perjalanan dinas dilampiri

·      Kuitansi / bukti pengeluaran uang.

·      Surat perintah tugas (SPT).

·      Surat perintah perjalanan dinas ( SPPD) lembar I dan II.

-          Penunjukan lansung barang dan jasa

·      Sampai dengan Rp 1. 000.000,- dilampiri kuitansi dan faktur pajak.

·      Pembelian di atas Rp. 1.000.000,- sampai dengan Rp 5.000.000,- dilampiri: surat penawaran, surat pesanan, kuitansi, faktur pajak, berita acara serah terima/ penyelesaian pekerjaan.

·      Pembelian diatas Rp 5.000.000,- sampai dengan Rp 15.000.000,- dilampiri: surat penawaran, surat penunjukan pelaksanaan pekerjaan, surat perintah kerja (SPK), berita acara pemeriksaan barang, kuitansi, faktur/nota, berita acara serah terima/ penyelesaian pekerjaan, pemimpin proyek/ atasan langsung bendaharawan diwajibkan menyusun/ melampirkan OE/HPS sebagai acuan  melakukan negoisasi baik harga maupun kualitas barang/jasa yang dibutuhkan.

4.      Perencanaan dan Pembuatan Anggaran

Di dalam membuat perencanaan keuangan sekolah, ada beberapa hal yang harus diperhatikan:

a.       Perencanaan keuangan sekolah harus disesuaikan dengan rencana pengembangan sekolah, baik jangka panjang, jangka menengah, dan jangka pendek.

b.      perencanaan keuangan sekolah harus komprehensif, artinya adalah perencanaan keuangan sekolah harus mencakup semua sumber keuangan yang ada, dan aktifitas sekolah yang akan  dilakukan. dalam hal ini yang harus dilakukan adalah menganalisis semua program kegiatan dan prioritasnya, menganalisis dana yang ada dan yang mungkin bisa diadakan dari berbagai sumber pendapatan, dan dari berbagai kegiatan.

c.       perencanaan keuangan sekolah harus seimbang antara pengerluaran dengan pemasukan. jangan samapi pengeluaran lebih besar dari pemasukan.

2.3. Pemerikasaan dan Pelaporan

1.    Pemeriksaan Keuangan

Pemeriksaan keuangan adalah rangkaian perbuatan penelitian atas penggunan faktor dalam proses administrasi sebagaimana ditetapkan dalam jumlah anggaran, untuk menjamin penggunaan faktor uang tersebut sah dan efisien.

Agar pelaksanaan anggaran sesuai dengan ketentuannya dan tidak timbul ketekoran baik pada anggaran organisasi sebagai keseluruhan maupun anggaran bagian-bagiannya, sebelum uang itu dikeluarkan atau diterima, maka dilakukan pengawasan.  Pengawasan tersebut dinamakan “preventieve begrootings bewaking” (penjagaan anggaran terlebih dahulu).  Dengan rumusan yang lain dinyatakan bahwa pre audit demikian ini dimaksudkan:

a         Dari segi maksudnya diharapkan pelaksanaan anggaran sesuai dengan ketentuan-ketentuan atau maksud-maksudnya

b        Dari segi sahnya pengeluaran uang apakah tuntutan uang itu sebagai realisasi anggaran ada dasar hukunya dan akpakah tanda-tanda bukti yang diperluakan dibuat dengan sesungguhnya dan bukti-bukti mempunyai kekuatan hukum yang cukup

c         Dari segi teknis anggarannya, apakah pengeluaran dan penerimaan uang itu disediakan mata anggarannya dan termasuk dalam tahun dinas itu.

Ukuran pemeriksaan ialah apakah cara Pemerintah menggunakan uang belanja telah sepadan dengan persetujuan DPR.  Untuk menjamin sah dan efisiensi penggunaan uang Negara, frekuensi pemeriksaan keuangan baik pre audit maupun post audit harus ditingkatkan. (Pariata Westra, 1980:60)

Perlu adanya koordinasi, integrasi dan sinkronisasi pemeriksaan keuangan dari semua aparat pemeriksaan keuangan, sehingga timbul efektivitas dan efisiensi pemeriksaan keuangan; disamping tidak merepotkan aparat pelaksana anggaran dalam melakukan tugasnya melaksanakan anggaran.

2.    Pelaporan dan Pertanggungjawaban Keuangan Sekolah

Tanggung jawab yang paling penting dari menajer sekolah terhadap pemerintah, dan juga terhadap komite sekolah, masyarakat, serta guru-guru adalah laporan mengenai kondisi keungan sekolah (Rebore & Rebore dalam Narhizrah.2013:185). Penerimaan dan pengeluaran keuangan sekolah harus dilaporkan dan dipertanggungjawabkan secara rutin oleh manajer sekolah sesuai dengan peraturan yang berlaku. Pelaporan dan pertanggungjawaban anggaran yang berasal dari orang tua peserta didik dan masyarakat dilakukan secara rinci dan transparan sesuai dengan sumber dana. Pelaporan dan pertanggungjawaban anggaran yang berasal dari usaha mandiri sekolah dilakukan lainnya.

Laporan pertanggungjawaban keungan ini penting, agar pemerintah atau masyarakat pemberi dana tahu untuk apa saja uang yang telah diberikan ke sekolah dimanfaatkan, apakah kegiatan yang didukung oleh dana tersebut terlaksana atau terimplementasikan sebagaimana yang direncanakan, serta bagaimana hasil kegiatan yang didukung oleh dana tersebut, dan bagaimana dampaknya terhadap pelaksanaan tugas utama sekolah, yaitu pembelajaran peserta didik.

Pertanggung jawaban anggaran rutin, pembangunan, dan PNBP dilakkukan dengan memperhatikan ketentuan sebagai berikut:

a         Selambat-lambatnya tanggal 10 setiap bulan bendaharawan mengirimkan Surat Pertanggungjawaban (SPJ) kepada Wali Kota/ Bupati melalui bagian Keuangan Secretariat Daerah.

b        Apabila tanggal 10 bulan berikutnya SPJ belum diterima oleh bagian Keuangan Secretariat Daerah, maka tanggal 11 dikirimkan Surat Peringatan I.

c         Apabila sampai dengan tanggal 20 bulang berkikutnya SPJ juga belum dikirimkan pada bagian Keuangan Secretariat Daerah, maka dibuatkan Surat Peringatan II.

d        Kelengkapan lampiran SPJ:

-          Surat pengantar

-          Sobekan BKU lembar 2 dan 3

-          Daftar penerimaan dan pengeluaran per pasal/komponen

-          Daftar penerimaan dan pengeluaran UUDP.

-          Laporan keadaan Kas rutin/ pembangunan (LKKR/LKKP) table I dan II.

-          Register penutupan KAS setiap 3 bulan sekali

-          Forokopi SPMU beban tetap dan beban sementara

-          Fotokopi rekening Koran dari bank yang ditunjuk

-          Daftar perincian penerimaan dan pengeluaran pajak

-          Bukti setor PPN/PPH 21, 22, 23 (forocopi SSP)

-          Daftar realisasi penerimaan dan pengeluaran pajak

-          Bukti pengeluaran/ kuitansi asli dan lembar II beserta dengan bukti pendukung lainnya, disusun per digit/ komponen.

e         Bukti pendukuang / lampiran SPJ:

-       Biaya perjalanan dinas dilampiri

·           Kuitansi / bukti pengeluaran uang.

·           Surat perintah tugas (SPT).

·           Surat perintah perjalanan dinas ( SPPD) lembar I dan II.

-          Penunjukan lansung barang dan jasa

·         Sampai dengan Rp 1. 000.000,- dilampiri kuitansi dan faktur pajak.

·         Pembelian di atas Rp. 1.000.000,- sampai dengan Rp 5.000.000,- dilampiri: surat penawaran, surat pesanan, kuitansi, faktur pajak, berita acara serah terima/ penyelesaian pekerjaan.

·         Pembelian diatas Rp 5.000.000,- sampai dengan Rp 15.000.000,- dilampiri: surat penawaran, surat penunjukan pelaksanaan pekerjaan, surat perintah kerja (SPK), berita acara pemeriksaan barang, kuitansi, faktur/nota, berita acara serah terima/ penyelesaian pekerjaan, pemimpin proyek/ atasan langsung bendaharawan diwajibkan menyusun/ melampirkan OE/HPS sebagai acuan  melakukan negoisasi baik harga maupun kualitas barang/jasa yang dibutuhkan.

2.4.  Peran Guru Dalam Administrasi Keuangan Sekolah

Penanggung jawab biaya pendidikan adalah kepala sekolah namun demikian, guru diharapkan ikut berperan dalam administrasi biaya ini meskipun menambah beban mereka, juga memberikan kesempatan untuk ikut serta mengarahkan pembiayaan itu untuk perbaikan proses belajar mengajar.

Administrasi keuangan meliputi kegiatan perencanaan, penggunaan, pencatatan data, pelaporan dan pertanggung jawaban dana yang dialokasikan untuk penyelenggaraan sekolah. Tujuan administrasi ini adalah untuk mewujudkan suatu tertib administrasi keuangan, sehingga pengurusannya dapat dipertanggung jawaban sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Beberapa peran guru dalam administrasi keuangan ini meliputi hal-hal sebagai berikut:

a.    Membuat file keuangan sesuai dengan dana pembangunan.

b.    Membuat laporan data usulan pembayaran gaji, rapel ke Pemerintah Kota.

c.    Membuat pembukuan penerimaan dan penggunaan dana pembangunan.

d.   Membuat laporan dana pembangunan pada akhir tahun anggaran.

e.    Membuat laporan Rancangan Anggaran Pendapatan Bantuan Sekolah (RAPBS).

f.     Membuat laporan tribulan dana Bantuan Operasional Sekolah (BOS).

g.    Menyetorkan pajak PPN dan PPH.

h.    Membagikan gaji atau rapel.

i.      Menyimpan dan membuat arsip peraturan keuangan sekolah.

Administrasi Sarana dan Prasarana

KATA PENGANTAR

Syukur Alhamdulillah, penulis ucapkan kehadirat Allah SWT, yang selalu melimpahkan rahmat dan karunia-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah ini yang berjudul “Konsep Dasar Administrasi Sarana dan Prasarana”. Penyusun makalah ini bertujuan untuk menyelesaikan tugas Administrasi dan Supervisi Pendidikan.

Pada kesempatan ini penulis menyampaikanterima kasih banyak kepada semua pihak yang telah membantu proses penyusunan makalah ini.

Penulis menyadari bahwa apapun hasil karya manusia tidak akan pernah bisa menandingi kesempurnaan Maha karya Allah SWT. Untuk itu penulis mengharapkan kritik dan saran dari pembaca demi kesempurnaan tulisan ini, sehingga bermanfaat bagi kita semua, khususnya penulis pribadi.

Padang, 1 Oktober 2019

                                                                                       Penulis

BAB I

PENDAHULUAN

  A.    Latar Belakang

Sekolah merupakan sebuah sistem yang memiliki tujuan. Berkaitan dengan upaya mewujudkan tujuan tersebut, seringkalian masalah dapat muncul. Masalah-masalah  itu dapat di kelompokan sesuai dengan tugas-tugas administratif yang menjadi tanggung jawab administrator sekolah, sehingga merupakan substansi tugas-tugas administratif kepala sekolah selaku administrator. Di antaranya adalah tugas yang di kelompokan menjadi substansi perlengkapan sekolah.

Administrasi sarana dan prasarana pendidikan merupakan hal yang sangat menunjang atas tercapainya suatu tujuan dari pendidikan, sebagai seorang personal pendidikan kita dituntut untuk menguasi dan memahami administrasi sarana dan prasarana, untuk meningkatkan daya kerja yang efektif dan efisien serta mampu menghargai etika kerja sesama personal pendidikan, sehingga akan tercipta keserasian, kenyamanan yang dapat menimbulkan kebanggaan dan rasa memiliki baik dari warga sekolah maupun warga masyarakat sekitarnya.

Oleh karena itu, dalam makalah ini akan membahas sekelumit pengadministrasian sarana dan prasarana pendidikan agar proses pendidikan dapat berjalan secara efektif dan efisien.

   B.     Rumusan Masalah

1.      Apakah yang dimaksud dengan administrasi sarana dan prasarana ?

2.      Apa proses administrasi sarana dan prasarana ?

3.      Apakah peran guru dalam administrasi sarana dan prasana ?

   C.    Tujuan

1.      Untuk mengetahui penjelasan tentang administrasi sarana dan prasarana.

2.      Untuk mengetahui penjelasan tentang apa saja proses administrasi sarana dan prasarana.

3.      Untuk mengetahui penjelasan tentang apa peran guru dalam administrasi saranadanprasaranapendidikan.

BAB II

PEMBAHASAN

A.    Konsep Dasar Administrasi Sarana dan Prasarana

Secara mendasar pengertian Sarana dan Prasarana dapat kita lihat pada Undang-Undang  No.20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional khususnya pada pasal 45.

1.      Setiap satuan pendidikan formal dan nonformal menyediakan sarana dan prasarana yang memenuhi keperluan pendidikan sesuai dengan pertumbuhan dan perkembangan potensi fisik, kecerdasan intelektual, sosial, emosional dan kejiwaan peserta didik.

2.      Ketentuan mengenai sarana dan prasarana pendidikan pada semua satuan pendidikan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) diatur lebih lanjut dengan Peraturan Pemerintah.

Administrasi sarana dan prasarana dilaksanakan dengan berlandasan pada :

1.      Undang-undang No.20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional :

a.       Pasal 35 ayat (1)

Standar nasional pendidikan terdiri atas standar isi, prose, kompetensi lulusan, ketenagaan pendidikan yang harus ditingkatkan secara berencana dan berlaka.

b.      Pasal 35 ayat (2)

c.       Standar nasional pendidikan digunakan sebagai acuan pengembangan kurikulum, tenaga kependidikan, sarana dan prasarana, pengelolaan dan pembiayaan.

2.      Peraturan Pemerintah No.19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan pasal 42 ayat (1) dan ayat (2) dan pasal 43 ayat (1) sampai dengan ayat (6).

3.      Keputusan Menteri Pendidikan Nasional No. 031/O/2002 tentang Tugas dan Tanggung Jawab Direktorat Pendidikan TK dan SD.

4.      Keputusan Menteri Pendidikan  dan Kebudayaan No. 010a/U/1998 tentang Penggunaan Buku Pelajaran.

5.      Keputusan Dirjen Pendidikan Dasar dan Menengah No. 262/C/Kep/R.1992 tentang Pembakuan Sarana Pendidikan bagi Sekolah di lingkungan pembinaan Direktoran Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah.

Ditinjau dari fungsi atau perannya terhadap pelaksanaan proses belajar mengajar, sarana pendidikan (saran materi) dibedakan menjadi 3 macam, yakni: alat pelajaran, alat peraga, dan media pengajaran.Menurut Suharsimi AK (1979) diterangkan bahwa yang termasuk prasarana pendidikan adalah bangunan sekolah dan alat perabotan sekolah.

Kadang-kadang pengertian tentang alat pelajaran, alat peraga dan media pendidikan masih sukar dibedakan orang. Alat pelajaran adalah alat yang digunakan secara langsung dalam proses belajar mengajar. Alat ini mungkin berwujud buku, alat peraga, alat tulis dan alat praktik.Media pendidikan dikatakan oleh Umar Suwito adalah sarana pendidikan yang digunakan sebagai perantara dalam proses belajar mengajar, untuk lebih mempertinggikan efektivitas dan efisiensi dalam mencapai tujuan pendidikan.

Sarana pendidikan diklasifikasikan menjadi tiga macam, yaitu :

1.      Ditinjau dari habis tidaknya dipakai dilihat dari habis tidaknya dipakai, sarana pendidikan ada dua yaitu: sarana pendidikan yang habis dipakai dan sarana pendidikan tahan lama.

a.       Sarana pendidikan yang habis dipakai adalah segala bahan atau alat yang apabila digunakan bisa habis dalam waktu yang relatif singkat. Seperi : Kapur, bahan kimia dan sebagainya.

b.      Sarana pendidikan yang tahan lama adalah keseluruhan bahan atau alat yang dapat digunakan secara terus menerus dan dalam waktu yang relatif lama. Seperti : Kursi, meja, papan tulis dan sebagainya.

2.      Ditinjau dari bergerak tidaknya pada saat digunakan terbagi dua yaitu : sarana pendidikan yang bergerak dan sarana pendidikan tidak bergerak.

a.       Sarana pendidikan yang bergerak adalah sarana pendidikan yang bisa digerakkan atau dipindah sesuai dengan kebutuhan pemakainya, contohnya: almari arsip sekolah, bangku sekolah, dan seterusnya.

b.      Sarana pendidikan tidak bergerak adalah semua sarana pendidikan yang tidak bisa atau relatif sangat sulit untuk dipindahkan, misalnya saluran dari Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM).

3.      Ditinjau dari hubungannya dengan proses belajar mengajar dapat dibedakan menjadi tiga macam yaitu : alat pelajaran, alat peraga, dan media pengajaran.Adapun Prasarana pendidikan di sekolah bisa diklasifikasikan menjadi dua macam, yaitu:

a.       Prasarana pendidikan yang secara langsung digunakan untuk proses belajar mengajar, seperti ruang teori, ruang perpustakaan, ruang praktek keterampilan, dan ruang laboratorium.

b.      Prasarana sekolah yang keberadaannya tidak digunakan untuk proses belajar mengajar, tetapi secara langsung sangat menunjang terjadinya proses belajar mengajar, misalnya ruang kantor, kantin sekolah, tanah dan jalan menuju sekolah, kamar kecil, ruang guru, ruang kepala sekolah, dan tempat parkir kendaraan.

B.     Proses Administrasi Sarana dan Prasarana

Secara kronolois operasional kegiatan administrasi sarana dan prasarana pendidikan meliputi:

1.      Perencanaan Pengadaan Barang

2.      Pengadaan Barang

3.      Inventarisasi

4.      Penyaluran

5.      Pemanfaatan dan Pemeliharaan

6.      Penghapusan dan Penyingkiran

7.      Pengendalian

Seluruh rangkaian kegiatan tersebut harus merupakan satu kesatuan yang harmonis/terpadu. Dalam sisitematika kerjanya harus dihindarkan timbulnya kesimpangsiuran dan tumpang tindih dalam wewenangan, tanggung jawab, dan pengawasan menghindari timbulnya pemborosan biaya, tenaga, dan waktu.

   1.      Perencanaan Pengadaan Barang

Suatu kegiatan administrasi/manajemen/pengelolaan yang baik dan tidak gegabah (sembrono) tentu diawali dengan suatu perencanaan yang matang dan baik dilaksanakan demi menghindari terjadinya kesalahan dan kegagalan yang tidak diinginkan.

a.       Freedman dan kawan-kawan (1952) mengatakan, bahwa perencanaan atau rencana adalah pengetrapan secara sistematik daripada pengetahuan yang tepat guna untuk mengontrol dan menentukan arah kecenderungan perubahan, menuju kepada tujuan yang telah ditetapkan. Dari definisi tersebut tersirat dua fungsi pokok dari perencanaan, yaitu:

b.      Suatu rencana/perencanaan dapat digunakan untuk mengontrol setiap langkah kegiatan pembelajaran.

c.       Bila terpaksa terjadi hambatan/kendala, maka demi tetap tercapainya tujuan yang telah ditetapkan, maka rencana/perencanaan dapat digunakan untuk memberi arah perubahan seperlunya.

Untuk mengadakan perencanaan kebutuhan alat pelajaran dapat dilakukan melalui tahap-tahap sebagai berikut.

a.       Mengadakan analisis terhadap materi pelajaran mana yang membutuhkan alat atau media dalam penyampaiannya.

b.      Apabila kebutuhan yang diajukan ternayata melampaui kemampuan daya beli atau daya pembuatan, harus diadakan seleksi menurut skala prioritas terhadap alat-alat yang mendesak pengadaannya.

c.       Mengadakan inventarisasi terhadap alat atau media yang telah ada.

d.      Mengadakan seleksi terhadap alat pelajaran atau media yang masih dapat dimanfaatkan.

e.       Mencari dana (bila belum ada).Menunjuk seseorang (bagian perbekalan) untuk melaksanakan pengadaan alat.

Dalam merencanakan pengadaan sarana dan prasarana pendidikan dengan membedakan atas barang bergerak dan barang tidak bergerak, adalah sebagai berikut:

a.      Perencanaan pengadaan barang-barang bergerak

1)      Barang-barang habis pakai.

2)      Barang-barang tak habis pakai.

b.      Perencanaan Pengadaan Barang-barang Tidak Bergerak

   2.      Pengadaan Barang

Pengadaan merupakan segala kegiatan untuk menyediakan semua keperluan barang/jasa/benda bagi keperluan pelaksanaan tugas. Sejalan dengan pembicaraan di depan maka pengadaan sarana dan prasarana pendidikan dilakukan sebagai berikut:

a.       Pengadaan tanah

Untuk pengadaan tanah dapat dilaksanakan dengan cara membeli, menerima hibah, menerima hak pakai atau tukar.

b.      Pengadaan bangunan

Untuk pengadaan bangunan ini dapat dilaksanakan dengan membangun/mendirikan bangunan baru, membeli, menyewa, menerima hibah atau menukar (pada prinsipnya sama dengan pengadaan tanah).

c.       Pengadaan perabot

Cara pengadaan perabot dapat dilaksanakan dengna membeli, membuat sendiri atau menerima bantuan/sumbangan.

d.      Pengadaan Kendaraan/Alat Transportasi

e.       Yang dimaksud dengan kendaraan adalah alat angkut orang atau barang untuk di darat, di air dan di udara. Khusus untuk sekolah hanya kendaraan darat dan air.

f.       Pengadaan Sarana Pendidikan, Alat-alat kantor dan Alat Tulis Kantor (ATK)

Sarana pendidikan (alat pelajaran, alat peraga, media dan alat praktikum) dan alat tulis kantor (kertas, tinta stensil, map, dan sebagainya) dapat diadakan sesuai ketentuan yang berlaku, yaitu untuk jumlah besar tertentu melalui lelang dengan tender rekanan.

    3.      Inventaris

Inventarisasi berasal dari kata “inventaris” yang berarti daftar barang-barang, bahan, dan sebagainya. Jadi inventarisasi merupakan kegiatan untuk mencatat dan menyusun daftar barang-barang/bahan yang ada secara teratur menurut ketentuan yang berlaku.

Inventarisasi ini dilakukan dalam rangka usaha penyempurnaan pengurusan dan pengawasan yang efektif terhadap barang-barang milik negara (atau swasta). Inventarisasi juga memberikan masukan (input) yang sangat berharga/berguna bagi efektivitas pengelolaan sarana dan prasarana, seperti perencanaan, analisis kebutuhan, pengadaan, penyimpanan, penyaluran, pemeliharaan, rehabilitas dan penghapusan.

Secara khusus, inventarisasi dilakukan dengan tujuan-tujuan sebagai berikut.

a.       Untuk menjaga dan menciptakan tertib administrasi sarana dan prasarana yang dimiliki suatu sekolah.

b.      Untuk menghemat keuangan sekolah, baik dalam pengadaan maupun untuk pemeliharaan dan penghapusan sarana dan prasarana sekolah.

c.       Sebagai bahan atau pedoman untuk menghitung kekayaan suatu sekolah dalam bentuk materiil yang dapat dinilai dengan uang.

d.      Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian sarana dan prasarana yang dimiliki oleh suatu sekolah.

   4.      Penyaluran

Penyaluran merupakan kegiatan yang menyangkut pemindahan barang dan tanggung jawab dari instansi/pemegang yang satu kepada instasi/pemegang yang lain. Dalam lingkungan yang sempit seperti di lingkungan sekolah/fakultas, maka kegiatan penyaluran ini dapat berwujud pendistribusian atau kegiatan membagi/mengeluarkan barang sesuai kebutuhan guru/dosen/seksi bagian dalam instasi/sekolah/fakultas tersebut untuk keperluan kegiatan belajar-mengajar serta perkantoran.

   5.      Pemanfaatan dan pemeliharaan

Agar setiap barang yang kita miliki senantiasa dapat berfungsi dan digunakan dengan lancar tanpa banyak menimbulkan gangguan/hambatan, maka barang-barang tersebut perlu dirawat secara baik dan kontinu untuk menghindarkan adanya unsur-unsur pengganggu/perusaknya.

Kegiatan pemeliharaan dapat dilakukan menurut ukuran waktu dan menurut ukuran keadaan barang. Pemeliharaan menurut ukuran waktu dapat dilakukan setiap hari.

Tujuan dalam pemeliharaan sarana dan prasaran poendidikan ini adalah sebagai berikut:

a.       Untuk mengoptimalkan usia pakai peralatan.

b.      Untuk menjamin kesiapan operasional peralatan untuk mendukung kelancaran pekerjaan sehingga diperoleh hasil yang optimal.

c.       Untuk menjamin ketersediaan peralatan yang diperlukan melalui pengecekan secara rutin dan teratur.

d.      Untuk menjamin keselamatan orang atau siswa yang menggunakan alat tersebut.

  6.      Penghapusan

Proses kegiatan yang bertujuan menghilangkan/mengeluarkan barang-barang milik negara dari daftar inventaris negara berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku disebut penghapusan.

Penghapusan sebagai salah satu fungsi administrasi sarana pendidikan, mempunyai arti:

a.       Mencegah atau sekurang-kurangnya membatasi kerugian/pemborosan biaya untuk keperluan pemeliharaan/perbaikan/pengamanan barang-barang yang semakin buruk kondisinya, barang-barang yang berkelebihan dan/atau tidak dapat dipergunakan lagi.

b.      Meringankan beban kerja dan tanggung jawab pelaksanaan inventaris.

c.       Membebaskan satuan organisasi dari pengurusan dan pertanggung jawaban barang yang tidak produktif lagi.

d.      Membebaskan ruangan atau pekarangan kantor dari penumpukan barang-barang yang tidak dipergunakan lagi, sehingga seluruh kantor pada umumnya kelihatan bersih dan rapi serta sehat.

e.       Pelaksanaan Penghapusan

Pelaksanaan penghapusan di tiap instansi dari pusat sampai daerah pada tiap permulaan tahun anggaran dilakukan oleh “Panitia Penelitian/Penghapusan Barang Inventaris” dengan Keputusan Unit Utama masing-masing yang terdiri sekurang-kurangna tiga orang yang masing-masing mewakili unsur keuangan, perlengkapan dan bidang teknis. Panitia tersebut bertugas untuk meneliti, menilai barang-barang yang ada dan perlu dihapuskan, membuat berita acara, melaksanakan penghapusan sampai melelang atau memusnahkan barang-barang tersebut.

1)      Syarat-syarat Penghapusan

Barang-barang inventaris yang dapat dipertimbangkan untuk dihapus memenuhi salah satu syarat di bawah ini :

a)      Dalam keadaan rusak berat sehingga tidak dapat diperbaiki atau dipergunakan lagi.

b)      Perbaikan terhadap barang tersebut akan menelan biaya yang besar sekali, sehingga akan merupakan pemborosan uang negara.

c)      Secara teknis dan ekonomis kegunaannya tidak seimbang lagi dengan besarnya biaya pemeliharaan.

d)     Tidak mutakhir lagi, sehingga tidak sesuai lagi dengan kebutuhan masa kini.

e)      Hilang akibat susut diluar kekuasaan pengurus barang, misalnya barang kimia.

f)       Musnah akibat bencana alam, seperti gempa bumi, banjir dan sebagainya.

g)      Merupkan kelebihan persediaan, sehingga bila makin lama disimpan akan makin merugi karena rusak.

h)      Hilang akibat pencurian/perampokan, diselewengkan dan sebagainya.

i)        Hewan/ternak dan tanaman yang mati/cacat.

Catatan : Prinsip yang perlu diperhatikan ialah bahwa penghapusan barang tak boleh menghambat kelancaran tugas sehari-hari, perlu dipikirkan penggantinya.

2)      Jenis-jenis Penghapusan

Dalam pelaksanaan penghapusan dikenal 2 jenis cara penghapusan, yaitu:

a)      Menghapus dengan menjual barang-barang melalui Kantor Lelang Negara.

b)      Pemusnahan

Terhadap barang-barang yang diusulkan untuk dihapus sesuai surat keputusan untuk/harus dimusnahkan.

3)      Landasan Hukum

Dalam penghapusan barang-barang inventaris harus berlandaskan hukum, berwujud Keputusan Presiden.

   7.      Pengawasan

Seluruh kegiatan Administrasi Sarana dan Prasarana Pendidikan tidak bisa berjalan sendiri tanpa dikendalikan dan diawasi, artinya setiap kegitan masing-masing akan dimonitoring setiap saat oleh pimpinan organisasi serta diperhatikan kerja samanya satu sama lain.

Pengawasan bukan merupakan suau pengaturan yang kaku dan akan membatasi ruang gerak masing-masing fungsi pengelolaan, tetapi merupakan koordinasi serta akselerasi bagi seluruh fungsi pengelolaan administrasi, sehingga pemborosan waktu, tenaga dan biaya dapat dihindarkan.

C.    Peran Guru dalam Administrasi Sarana dan Prasarana

Kebijakan pemerintah tentang pengelolaan sarana dan prasarana sekolah tertuang di dalam UU No. 20 tahun 2003 tentang Sisdiknas pasal 45 ayat (1) yaitu ”setiap satuan pendidikan formal dan nonformal menyediakan sarana dan prasarana yang memenuhi keperluan pendidikan sesuai dengan pertumbuhan dan perkembangan potensi fisik, kecerdasan intelektual, sosial, emosional dan kejiwaan peserta didik.

Adapun peran guru dalam administrasi sarana prasarana sekolah:

1.      Terlibat dalam perencanan pengadaan alat bantu pengajaran

2.      Terlibat dalam pemanfaatan dan pemeliharaan alat bantu pengajaran yangdigunakan guru.

3.      Pengawasan dalam penggunaan alat praktek oleh siswa.

BAB III

PENUTUP

A.    Kesimpulan

Dari uraian makalah tersebut di atas maka dapat disimpulkan bahwa pengadministrasian sarana dan prasarana pendidikan dalam suatu sekolah mutlak diperlukan. Karena dengan manajemen yang efektif dan efisien diharapkan dapat meningkatkan efektivitas kerja personel sekolah.

DengandemikianAdministrasisaranadanprasaranapendidikanadalahsebuahkomponen yang secaralangsungmaupuntidaklangsungmenunjangjalannya proses pendidikanuntukmencapaitujuandalampendidikanitusendiri.

Aktivitas administrasi dalam bidang sarana dan prasarana pendidikan meliputi perencanaan, pengadaan, inventarisasi, penyaluran, pemanfaatan dan pemeliharaan, penghapusan, dan pengawasan sarana dan prasarana pendidikan.

Adapun peran guru dalam administrasi sarana prasarana sekolah : terlibat dalam perencanan pengadaan alat bantu pengajaran, terlibat dalam pemanfaatan dan pemeliharaan alat bantu pengajaran yang digunakan guru., pengawasan dalam penggunaan alat praktek oleh siswa